Notfallmanagement auf Freizeiten - Teil 4: Verbandbuch und Dokumentation
Wenn sich auf einer Freizeit jemand verletzt, muss dies dokumentiert werden. Wir zeigen euch im letzten Teil der Blogreihe zum Notfallmanagement, worauf ihr achten müsst.
Jugendfreizeiten und ähnliche Veranstaltungen werden von Trägern der Jugendhilfe durchgeführt, welche ihre (haupt- und ehrenamtlichen) Mitarbeiter sowie auch Freizeitteilnehmer in Unfallkassen oder Berufsgenossenschaften versichern. So sind z.B. Freizeiten von (Jugend)feuerwehren in NRW über die Unfallkasse NRW unfallversichert. Alle Unfallversicherungsträger in Deutschland haben sich in der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) zusammengeschlossen. Diese wiederum stellt Regeln zur Unfallverhütung auf.
Die erste Regel trägt dabei den Titel "Grundsätze der Prävention" und beinhaltet in §24 folgende wichtigen Satz:
(6) Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln.
Für diese Dokumentation gibt die DGUV glücklicherweise Muster heraus. Früher kannte man diese Dokumentation als Verbandbuch, was wirklich ein Heft / Büchlein war, in welchem Verletzungen eingetragen wurden. Das Buch lag z.B. im Verbandkasten oder in einem Sanitätsraum herum und wurde im Bedarfsfall ausgefüllt.
Offensichtlich ist hierbei der Aspekt der Vertraulichkeit nicht gegeben, da jeder, der eine Verletzung dokumentiert, alle alten Verletzungen und Erste-Hilfe-Leistungen nachlesen kann. Aus diesem Grund hat sich das Verbandbuch in einen Abreißblock o.ä. verwandelt, welcher wieder im Verbandkasten zum Ausfüllen bereitliegen kann, bei dem erfolgte Einträge aber nicht am selben Ort aufbewahrt werden, sondern bei einer definierten Stelle (Sekretariat / Verwaltung / ...) zur Aufbewahrung abgegeben werden.
Unabhängig ob mit Verbandbuch oder mit Meldeblock, die einzutragenden Daten sind identisch und lassen sich zusammenfassen in: Wem ist was wann,wie und wo passiert, wer hat wann wie Erste Hilfe geleistet und wer hat das Ganze gesehen. Quasi wie die früher verbreitete 5-W-Regel, bloß mit 8 W und man darf es aufschreiben und muss es nicht am Telefon sagen.
Schaut man sich den Absatz nochmal an, fällt ein anderer Aspekt ins Auge: Jede Erste-Hilfe-Leistung muss dokumentiert werden. Und da die beim Pflaster kleben anfängt, kann da auf einer Freizeit ganz schön viel Dokumentation anfallen.
Auf einer Freizeit, die ich dieses Jahr selbst begleitet habe (und die mit Betlehem Booking verwaltet wurde), kam die Idee auf, ob man das Verbandbuch nicht auch in die Software einbauen könnte; die Zettelwirtschaft mit abgegeben Verletzungsdokumentationen von geklebten Pflastern ist auf einem Zeltlager doch eher nervig. Spannenderweise sind in dem Absatz aus der DGUV-Regel übrigens die drei Grundpfeiler der Informationssicherheit versteckt (Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit), so dass die Konzeption interessant war. Herausgekommen ist folgender Ansatz:
An den eingegeben Daten wollten wir konzeptuell nichts verändern, d.h. die oben erwähnten 8-W-Fragen bleiben prinzipiell erhalten. Wichtigster Unterschied an dieser Stelle: Die Personen (Unfallopfer, Zeugen, Ersthelfer) müssen nicht eingegeben werden, sondern können aus den Teilnehmern und Mitarbeitern ausgewählt werden. Eine Freitexteingabe ist natürlich trotzdem möglich, sollte eine an der Freizeit unbeteiligte Person eingetragen werden müssen.
Wir betrachten zunächst den Aspekt der Integrität, welcher hier daher kommt, dass der Verbandbucheintrag als Dokumentation bezeichnet wird, was eine Unveränderlichkeit impliziert. Dies ist dadurch gegeben, dass einmal erzeugte Verbandbucheinträge nicht mehr verändert werden können. Sollten im Nachgang weitere Informationen zu dem Vorfall abgelegt werden sollen, können jedoch Kommentare zum Verbandbucheintrag erstellt werden. Diese können wiederum auch nur erzeugt, nicht jedoch bearbeitet werden.
Der nächste Aspekt ist die Verfügbarkeit, die sich hier in zwei Teilaspekten wiederfindet: Der Unternehmer (hier: Die Freizeitleitung) muss für die Dokumentation sorgen und diese fünf Jahre lang verfügbar halten. Der zweite Punkt ist einfach: Neben dem Bearbeiten ist auch das (manuelle) Löschen nicht möglich, die Löschung erfolgt automatisch fünf Jahre nach dem Eintrag. Der erste Punkt muss aus unserer Sicht etwas weiter gedacht werden, da wir ihn so lesen: Die Dokumentation muss niederschwellig möglich sein, damit sie möglichst immer erfolgt.
In der Offlinewelt der Verbandbücher und Meldeblöcke ist das oft so gelöst, dass in jedem Erste-Hilfe-Rucksack und Verbandkasten so ein Block mit drin ist (und am besten auch noch ein Kugelschreiber). Wir haben das so gelöst, dass es verschiedene Eingabemöglichkeiten gibt, einen Verbandbucheintrag zu erstellen:
- Aus der Verwaltungsansicht
- Im persönlichen Mitarbeiterportal (für alle Mitarbeiter oder personenscharf freigebbar)
- In der Notfallansicht (konfigurierbar)
- Über einen individuellen QR-Code
Letzter Aspekt: Vertraulichkeit. Während zwar jeder dokumentieren können soll, soll nicht jeder alles nachlesen können. Daher funktionieren alle Wege bis auf den aus der Verwaltungsansicht wie ein Briefkasten: Eingegebene Verbandbucheinträge sind dokumentiert, danach aber auf diesem Weg nicht mehr abrufbar. Das schließt leider ein, dass die oben erwähnten Kommentare auch nur aus der Verwaltungsansicht möglich sind, aber das halten hier für ein notwendiges Übel.
Nachdem wir mit dem identischen Formular die Brücke von den gedruckten Meldeblöcken ins Digitale geschlagen haben, wollen wir auch noch eine Brücke zurück erwähnen: Sollte eure Organisation darauf bestehen, dass nach der Freizeit die Verbandbucheinträge zentral eingelagert werden sollen, ist das auch möglich. Alle Einträge, einzeln oder gesammelt, können exportiert werden. Dabei entstehen dann die originalen DGUV-Unfallzettel als PDF, so dass sie bei Bedarf ausgedruckt werden können.
Mit diesem Blogeintrag schließt sich unsere Reihe zum Notfallmanagement. Fehlt euch noch etwas? Dann meldet euch wie immer gerne! Wir freuen uns über jedes Feedback.